3 bước giảm lo âu khi làm việc nhóm online

Tiếng chuông thông báo từ ứng dụng chat công việc vang lên liên hồi vào cuối ngày dễ làm chúng ta giật mình, tim đập nhanh hơn một nhịp. Làm việc từ xa mang lại sự tự do, nhưng cũng vô tình dựng lên những bức tường vô hình khiến việc giao tiếp trở nên căng thẳng hơn bao giờ hết. Cảm giác sợ không hiểu ý đồng nghiệp, áp lực phải phản hồi nhanh hay nỗi lo lắng mỗi khi nhìn thấy dòng chữ 'đang soạn tin nhắn' là điều mà rất nhiều người trong chúng ta đang phải đối mặt hằng ngày.

Để giữ cho tinh thần không bị quá tải và tìm lại sự thoải mái khi tương tác từ xa, dưới đây là 3 bước nhỏ, thực tế mà mình đã áp dụng để xoa dịu tinh thần và làm việc hiệu quả hơn.

1. Quản lý mong đợi và tạo ranh giới công việc rõ ràng

Nỗi lo lắng tin nhắn thường bắt nguồn từ việc chúng ta tự tạo áp lực phải trả lời ngay lập tức. Để giảm bớt lo âu này, việc đầu tiên là thống nhất về thời gian phản hồi với nhóm của bạn.

• Hãy chủ động chia sẻ về khung giờ bạn tập trung làm việc sâu và thời gian bạn sẽ kiểm tra tin nhắn.
• Việc viết rõ ràng trạng thái của mình (ví dụ: 'Đang tập trung xử lý báo cáo, sẽ phản hồi sau 11h') giúp đồng nghiệp không bị hụt hẫng và bản thân bạn cũng bớt áp lực phản hồi nhanh.
• Thiết lập ranh giới rõ ràng giữa giờ làm việc và giờ nghỉ ngơi để tránh tình trạng căng thẳng giao tiếp mạng kéo dài cả ngày lẫn đêm.

2. Viết rõ ràng và ưu tiên gọi điện trực tiếp khi cần giải tỏa hiểu lầm

Khi không thể nhìn thấy nét mặt hay nghe tông giọng của nhau, những dòng tin nhắn ngắn ngủi rất dễ bị suy diễn theo hướng tiêu cực.

• Khi viết yêu cầu hoặc phản hồi, hãy cố gắng viết rõ ràng, đầy đủ ngữ cảnh và có thể sử dụng thêm các biểu tượng cảm xúc phù hợp để làm mềm thông điệp.
• Nếu nhận thấy cuộc thảo luận qua tin nhắn bắt đầu có dấu hiệu vòng vo hoặc dễ gây hiểu lầm, đừng ngần ngại đề xuất một cuộc gọi điện trực tiếp ngắn khoảng 5-10 phút. Nghe giọng nói của nhau sẽ giúp giải tỏa hiểu lầm nhanh chóng và kết nối hiệu quả hơn nhiều so với việc đoán mò qua từng dòng chữ.

3. Chăm sóc cơ thể và nghỉ ngơi hợp lý giữa các phiên làm việc

Sự lo âu trong tâm trí thường tỷ lệ thuận với sự mệt mỏi của cơ thể sau nhiều giờ dán mắt vào màn hình máy tính.

• Hãy áp dụng những khoảng nghỉ ngắn để thư giãn mắt và vận động nhẹ nhàng. Cứ sau 45-60 phút làm việc, bạn nên đứng dậy đi lấy nước, nhìn ra cửa sổ hoặc thực hiện vài động tác giãn cơ đơn giản.
• Việc xoa dịu tinh thần bằng cách tách mình ra khỏi các thiết bị điện tử dù chỉ vài phút sẽ giúp bạn cân bằng cảm xúc, giảm áp lực trực tuyến và lấy lại sự tự tin chia sẻ khi quay lại cuộc họp tiếp theo.

Lời kết: Chấp nhận sự không hoàn hảo để làm việc thoải mái hơn

Chúng ta không cần phải là một người giao tiếp hoàn hảo hay luôn có mặt 24/7 trên các nền tảng trực tuyến để chứng minh năng lực của mình. Việc ổn định tâm lý và bảo vệ năng lượng của bản thân mới là chìa khóa để đồng hành lâu dài cùng đồng nghiệp. Hôm nay, nếu có lỡ bỏ sót một tin nhắn hay cảm thấy hơi ngợp, hãy hít một hơi thật sâu, tự nhủ rằng mọi thứ vẫn ổn và bạn đang làm rất tốt phần việc của mình rồi.