Cách giảm lo âu khi nhận quá nhiều email
Tiếng 'ting ting' liên hồi từ điện thoại hay góc màn hình máy tính vào mỗi sáng thứ Hai luôn dễ làm chúng ta giật mình và cảm thấy lồng ngực thắt lại. Nhiều khi chỉ vừa mở mắt ra, chưa kịp uống ngụm nước ấm, nhìn thấy con số hàng chục email chưa đọc đã đủ khiến cả ngày mới trở nên nặng nề. Mình cũng từng trải qua những ngày tháng mà mỗi lần thấy thông báo thư mới là một lần tim đập nhanh, lo lắng không biết có rắc rối gì đang chờ đợi mình hay không. Nhưng sau một thời gian loay hoay, mình nhận ra chúng ta hoàn toàn có thể làm chủ lại hộp thư thay vì để nó kiểm soát tâm trạng của mình.
1. Tắt thông báo tức thời để bảo vệ tinh thần
Nhiều người trong chúng ta có thói quen để thông báo email nổi lên màn hình điện thoại hoặc máy tính liên tục. Việc này vô tình đặt bộ não vào trạng thái luôn cảnh giác và căng thẳng tột độ. Mỗi khi tiếng chuông vang lên, sự tập trung cao độ cho công việc hiện tại bị cắt đứt, và bạn lại mất thêm thời gian để quay lại nhịp làm việc cũ.
Hãy thử tắt thông báo email trên điện thoại, hoặc ít nhất là tắt chế độ đẩy thông báo tự động trên máy tính làm việc. Việc chủ động mở hộp thư khi bản thân đã sẵn sàng sẽ giúp bạn giảm lo âu vì email công việc một cách đáng kể. Hãy nhớ rằng, hầu hết các vấn đề thực sự khẩn cấp sẽ được người ta gọi điện trực tiếp chứ ít khi chỉ gửi qua email rồi ngồi đợi.
2. Chọn thời gian check mail cố định trong ngày
Thay vì mở hộp thư liên tục mỗi năm phút một lần, bạn có thể thiết lập một thói quen làm việc khoa học hơn bằng cách quy định những khung giờ kiểm tra thư cố định. Ví dụ, mình thường chỉ check mail ba lần một ngày: một lần vào khoảng chín giờ sáng sau khi đã lên kế hoạch ngày, một lần sau giờ nghỉ trưa lúc một giờ rưỡi, và lần cuối vào khoảng bốn giờ rưỡi chiều trước khi chuẩn bị dọn dẹp bàn làm việc.
Khoảng thời gian giữa các khung giờ này là lúc bạn dành để tập trung cao độ giải quyết các đầu việc thực tế hoặc thư giãn đầu óc. Việc giới hạn thời gian check mail giúp bạn không bị cuốn vào vòng xoáy của sự quá tải thông tin và có thể làm việc nhẹ nhàng, hiệu quả hơn.
3. Phân loại và ưu tiên xử lý theo nhóm
Khi đối mặt với một hộp thư lộn xộn, cảm giác bất lực là điều khó tránh khỏi. Để quản lý hộp thư tốt hơn, hãy áp dụng quy tắc phân loại nhanh ngay khi mở ra. Không phải thư nào cũng cần trả lời ngay lập tức.
Bạn có thể chia email thành ba nhóm cơ bản: - Nhóm cần xử lý ngay (mất dưới hai phút để trả lời). - Nhóm cần thời gian xử lý (đòi hỏi suy nghĩ hoặc tìm kiếm thông tin, hãy lên lịch trả lời sau). - Nhóm chỉ để đọc và lưu trữ thông tin (không cần phản hồi).
Việc ưu tiên xử lý theo cách này giúp bạn giải tỏa căng thẳng vì biết rõ việc gì thực sự quan trọng và việc gì có thể gác lại sau mà không sợ bỏ sót.
4. Thiết lập ranh giới và giao tiếp hiệu quả
Một trong những nguyên nhân lớn gây ra tình trạng kiệt sức chính là việc chúng ta tự tạo áp lực phải trả lời email ngay lập tức, bất kể là ngoài giờ làm việc hay cuối tuần. Để bảo vệ tinh thần của chính mình, việc thiết lập ranh giới rõ ràng là vô cùng cần thiết.
Hãy tập thói quen không trả lời email sau sáu giờ tối trừ trường hợp đặc biệt quan trọng. Đồng thời, khi viết thư, hãy cố gắng giao tiếp hiệu quả bằng cách viết ngắn gọn, rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề để người nhận cũng dễ dàng phản hồi, tránh việc phải gửi qua gửi lại nhiều lần gây mệt mỏi cho cả hai bên.
Hộp thư đến sẽ không bao giờ ngừng đầy, nhưng cách chúng ta đối diện với nó hoàn toàn có thể thay đổi. Đừng quá khắt khe với bản thân nếu hôm nay bạn chưa giải quyết hết đống thư lưu trữ. Hãy cho phép mình đóng máy tính lại, hít thở thật sâu và nạp lại năng lượng sau một ngày dài. Bạn đã làm rất tốt rồi, và một hộp thư chưa sạch bóng không định nghĩa năng lực hay giá trị của bạn đâu.
